Pengertian Notulen, Manfaat, Cara Menyusun, dan Contohnya

Baca berita dengan sedikit iklan, klik di sini

Menurut Kamus Oxford, kata notulen yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai minutes, berasal dari bahasa Latin (minutum, minuta, dan minutus) serta bahasa Prancis (minute). Berikut ini penjelasan lengkapnya.  

Pengertian Notulen

Melansir repository.unpas.ac.id, notulen adalah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan, baik rapat, diskusi, seminar, atau sidang yang dimulai dari awal hingga akhir acara. 

Kemudian, berdasarkan repository.its.ac.id, notulen adalah catatan yang mendokumentasikan bagaimana rapat dilaksanakan. Dokumen notulen berperan sebagai pengingat terkait hal-hal yang sudah dibahas di dalam rapat sebelumnya. 

Fungsi Notulen

Mengacu pada dokumen yang diunggah di portal Sistem Informasi Manajemen Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (SIMPKB), Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud), notulen berfungsi sebagai:

• Alat bukti dari jalannya rapat.
• Sumber informasi bagi peserta rapat.
• Pedoman untuk rapat berikutnya.
• Alat pengingat.
• Arsip dokumen. 

Manfaat Notulen

Mengutip MeetingKing, berikut lima manfaat utama dari notulen: 

1. Dokumentasi Informasi Penting

Tujuan utama dari notulen rapat adalah mencatat informasi penting yang dibahas, termasuk peserta yang hadir, topik, keputusan yang dibuat, dan tindakan lanjut yang diperlukan. 

Dengan merekam informasi secara akurat, notulen berperan sebagai catatan historis tentang keputusan, tindakan, dan kemajuan organisasi. 

2. Sebagai Pengingat

Dengan adanya notulen rapat, peserta tidak perlu mengingat semua detail karena catatan tentang diskusi telah tertulis. 

Terlebih lagi, setiap peserta mungkin mempunyai persepsi yang berbeda tentang apa yang dikatakan atau diputuskan. Dengan catatan yang jelas, keputusan dalam sebuah rapat dapat terdokumentasi. 

3. Memberi Ringkasan

Jika sekretaris atau notulis mencatat notulen, maka peserta dapat mengikuti perkembangan dan tidak melewatkan poin-poin penting di setiap sesi rapat. 

Dengan cara tersebut, memastikan bahwa setiap peserta mempunyai informasi yang sama dan mengetahui langkah berikutnya untuk mencapai target. 

4. Hemat Waktu

Dengan meluangkan sedikit waktu untuk membuat notulen, peserta justru dapat menghemat lebih banyak waktu. 

Rapat tidak perlu diadakan lagi untuk membahas isu yang sama, misalnya karena lupa dengan apa yang diputuskan. 

5. Meningkatkan Hasil yang Diinginkan

Notulen dapat mendorong penutupan masalah dengan keputusan yang jelas dan pemahaman tentang tugas yang perlu diselesaikan. 

Jika setiap peserta memahami dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas dan tenggat waktu yang ditetapkan untuk menyelesaikannya, maka efisiensi akan meningkat. 

Syarat Notulen

Notulen yang baik harus memenuhi sejumlah ketentuan, antara lain:

-   Sebelum rapat ditutup, notulen harus dibacakan untuk memberikan kesempatan kepada para peserta rapat dalam menyanggah atau menambahkan informasi. 

Cara Menyusun Notulen

Adapun sistematika dari notulen, meliputi:

-   Catatan khusus. 

Jenis-Jenis Notulen

Notulen dapat dibedakan menjadi dua bentuk, meliputi:

• Notulen harfiah, yaitu catatan jalannya rapat yang berisi setiap perkataan yang diucapkan oleh pembicara serta pencatatan dilakukan secara kata perkata, dengan tidak mengurangi atau menambahkan kata.
• Notulen rangkuman, yaitu catatan ringkas terkait masalah dalam rapat. 

Contoh Notulen

Dikutip dari p4tkbispar.kemdikbud.go.id, berikut salah satu contoh notulen dalam acara sosialisasi pelatihan: 

E-mail: [email protected], Website: www.p4tkbispar.kemdikbud.go.id 

NOTULEN RAPAT

• Sidang/Rapat : Sosialisasi Budaya Pelayanan Prima
• Hari, Tanggal : Senin, 17 Februari 2020
• Waktu sidang/rapat Pukul 09.00 WIB s.d. selesai
• Acara : 1. Pembukaan, 2. Pembahasan, 3. Penutup 

Pimpinan sidang/rapat

• Ketua : Nana Halim, S.E, M.M
• Pencatat : Kuat Dwiyono
• Peserta sidang/rapat 1. Kepala, 2. Kabid Program dan Informasi, 3. Kabid Fastingkom, 4. Para Kasubbag, 5. Para Kasi, 6. Seluruh Pegawai 

Pembahasan

• Pelayanan prima adalah melakukan pelayanan sebaik mungkin kepada pengguna jasa sehingga mereka merasa puas atas pelayanan yang diberikan. Dengan kepuasan terhadap pelayanan maka akan meningkatkan kepercayaan pengguna jasa terhadap jasa yang diberikan.
• PPPPTK Bisnis dan Pariwisata sebagai salah satu instansi pemerintahan yang bertugas memberikan pelayanan diharapkan dapat terus meningkatkan kualitas pelayanannya.
• Kualitas pelayanan yang baik dimulai dari disiplin pelaksana layanan yaitu seluruh pegawai. Dengan demikian diharapkan seluruh pegawai dapat meningkatkan disiplin dalam melaksanakan tugasnya.
• Perlu segera membuat media kampanye terkait budaya pelayanan serta ZI-WBK di lingkungan PPPPTK Bisnis dan Pariwisata dalam bentuk spanduk, umbul-umbul dan banner.
• PPPPTK Bisnis dan Pariwisata akan mengaktifkan Unit Pelayanan Publik Terpadu (ULPT) sebagai bentuk peningkatan kualitas pelayanan. SK tim ULP akan segera disusun dan diharapkan dalam bulan Februari ini sudah bisa berjalan.
• -   Untuk menilai atau mengevaluasi kepuasan pengguna jasa perlu dilakukan survei kepuasan masyarakat secara digital atau melalui menu tampilan website dan medsos. 

Pimpinan Sidang/Rapat