7 hours ago
6
TEMPO.CO, Jakarta - Ketika hendak membuat suatu acara, penting untuk menyiapkan perencanaan yang matang. Salah satu perencanaan yang harus dipikirkan adalah rundown acara. Rundown acara sangat penting dibuat karena akan menjadi panduan utama bagi seluruh panitia untuk menjalankan kegiatan sesuai dengan alur waktu yang telah ditentukan.
Lalu sebenarnya, apa itu rundown acara? Berikut fungsi, cara membuat dan contohnya.
Pengertian Rundown Acara
Rundown acara adalah rangkaian jadwal atau susunan kegiatan yang telah diatur secara terorganisir dan terperinci berdasarkan urutan waktu dalam sebuah acara.
Baca berita dengan sedikit iklan, klik di sini
Rundown biasanya mencakup daftar kegiatan, waktu pelaksanaan, serta pihak yang bertanggung jawab atas masing-masing bagian acara. Dokumen ini penting untuk memastikan acara berjalan lancar dan sesuai dengan rencana.
Rundown acara biasanya digunakan dalam berbagai kegiatan, seperti seminar, konser, acara keluarga, pernikahan, atau pertemuan resmi. Bentuknya bisa bervariasi, mulai dari tabel sederhana hingga format yang lebih kompleks tergantung pada jenis dan skala acara.
Fungsi Rundown Acara
Rundown acara memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
1. Panduan Pelaksanaan Acara
Rundown menjadi panduan bagi seluruh panitia, pembawa acara, dan peserta sehingga acara dapat berjalan sesuai jadwal yang telah disusun.
2. Menghemat Waktu
Dengan adanya rundown, setiap kegiatan memiliki waktu yang sudah ditentukan, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya pemborosan waktu atau kegiatan yang tidak relevan.
3. Mencegah Kebingungan
Rundown memberikan kejelasan bagi semua pihak terkait, termasuk tamu undangan dan panitia, sehingga tidak ada kebingungan mengenai urutan atau waktu pelaksanaan kegiatan.
4. Evaluasi Persiapan
Rundown membantu panitia memeriksa dan memastikan semua elemen acara telah siap sebelum pelaksanaan.
5. Meningkatkan Profesionalisme
Acara yang menggunakan rundown terlihat lebih terorganisir, rapi, dan profesional di mata peserta maupun tamu undangan.
Cara Membuat Rundown Acara
Membuat rundown acara sebenarnya tidaklah sulit. Namun, cara membuatnya harus dilakukan dengan teliti agar rundown disusun dengan baik, acara dapat berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai rencana. Berikut langkah-langkahnya.
1. Tentukan Jenis Acara
Cara pertama yang harus dilakukan adalah memahami jenis acara. Pahami jenis acara yang akan diselenggarakan, apakah formal atau informal, serta siapa audiensnya.
2. Susun Daftar Kegiatan
Tuliskan semua kegiatan yang akan dilakukan selama acara berlangsung, mulai dari pembukaan hingga penutupan.
3. Tentukan Durasi Waktu
Tentukan durasi waktu untuk setiap kegiatan agar acara berjalan sesuai dengan jadwal. Jangan lupa tambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi keterlambatan.
4. Libatkan Panitia
Diskusikan rancangan rundown dengan tim panitia untuk memastikan semua kegiatan dapat dilaksanakan sesuai rencana.
5. Gunakan Format yang Jelas
Gunakan format yang mudah dipahami, seperti tabel atau poin-poin. Pastikan setiap kegiatan disertai waktu dan nama pihak yang bertanggung jawab.
6. Lakukan Simulasi
Sebelum hari pelaksanaan, lakukan simulasi atau gladi resik untuk memastikan bahwa rundown dapat diterapkan dengan baik.
Contoh Rundown Acara
Berikut adalah contoh sederhana rundown acara seminar pendidikan.
Tempat: Auditorium Universitas ABC
- 08.00 - 08.30: Registrasi peserta dan pengisian daftar hadir.
- 08.30 - 08.45: Pembukaan acara oleh Master of Ceremony (MC).
- 08.45 - 09.00: Sambutan oleh Ketua Panitia.
- 09.00 - 09.15: Sambutan oleh Kepala Sekolah sekaligus pembukaan resmi acara seminar.
- 09.15 - 10.15: Penyampaian materi Sesi I oleh pembicara pertama, Dr. Andi Wijaya, M.Pd. Topik: "Strategi Pembelajaran Kreatif di Era Digital".
- 10.15 - 10.30: Istirahat dan menikmati kudapan ringan.
- 10.30 - 11.30: Penyampaian materi sesi II oleh pembicara kedua, Ibu Rina Kusuma, S.Pd. Topik: "Penggunaan Teknologi untuk Mendukung Proses Belajar Mengajar".
- 11.30 - 12.00:Sesi tanya jawab bersama kedua pembicara yang dipandu oleh moderator.
- 12.00 - 12.15:Penutupan acara oleh MC dan foto bersama seluruh peserta dan panitia.
Pilihan Editor: Tingkatkan Kunjungan Wisata, Sumatera Selatan Luncurkan 271 Event untuk 2025
